O acesso rápido e ágil a informação é uma das características mais valiosas para qualquer organização, e a capacidade para gerir o conhecimento é fundamental para a tomada de decisões. O produto Albalá consiste num sofisticado sistema integrado par gestão de centros arquivísticos.
Possui múltiplas aplicações:
1. Todos os tipos de arquivos: administrativos, centrais e históricos.
2. Diferentes entidades: empresas, municípios, ministérios, universidades, etc.
3. Padrões internacionais adotados: ISAD(G), ISAAR(CPF), EAD, MoReq,...
PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DO PRODUTO
O produto Albalá facilita o planejamento para a organização integral do sistema documental de uma organização assim como torna-se imprescindível para a gestão da documentação uma vez gerada e arquivada.
- Escalável: permite aumentar sensivelmente o número de acessos e de usuários.
- Simples: desenho atraente, intuitivo, fácil de usar e de manter.
- Integrável: permite a integração com outras aplicações legadas.
- Adaptável: permite organizar e gerir o sistema de acordo com as necessidades da organização.
Albalá é uma poderaso solução cuja filosofia e abordagem para seu desenvolvimento é a de um produto padrão, aplicável a todos os tipode de sistemas e centros arquivísticos, em conformidade com as normas de descrição vigentes internacionalmente e de fácil integração a um sistema global de gestão de documentação.
A ARQUITETURA
PLATAFORMAS DISPONÍVEIS
- Windows Server
- Red Hat Linux
- SUN Solaris
- HP-UX
- AIX
CARACTERÍSTICAS
Albalá cobre todas as funcionalidades necessárias para gerir completamente o sistema arquivístico de qualquer organização.
Entre as característica,s destacamos:
Normalização: Descrição multinível segundo a norma internacional ISAD; outras normas arquivísticas: ISAAR(CPF), EAD, EAC, MoReq, ...
Flexível: Arquitetura de três camadas, multiplataforma.
Escalável: A partir de dois usuários simultâneos.
Seguro: Com um sistema baseado em usuários, centros e acervo.
Integrável: Permite a inter-relação com outros aplicativos da organização.
Confiável: Manuseio garantido de grandes volumes de informação (dados, arquivos,...)
Adaptável: Cada organização define e adapta o aplicativo segundo suas necessidades.
Simples: Ambiente e interfaces amigáveis, intuitívas e atraentes.
Módulos opcionais:
- Gestão multimídia
- Ofiweb + (ambiente web de gestão e OPAC)
- Gestão documental
FUNCIONALIDADES
Descrição geral dos arquivos:
Compreende todas as interfaces necessárias para a descrição dos dados documetais contidos em um arquivo. A consulta e acesso aos dados através dos quadros de classificação, a navegação hierárquica e as buscas documentais permitem acessar de forma ágil e eficaz os dados do arquivo.
O sistema dispõe de mecanismos de navegação hierárquica, assim como busca por texto livre, junto com a apresentação da informação identificaiva e documental. Apresenta "quadros de organização" de todos os ítens contidos num arquivo, como elemento de organização independente e configurável para cada arquivo, além do próprio quadro de classificação do ítem obtido através do processo de descrição arquivística.
Os elementos de informação descritiva podem estar divididos em áreas: Área de indetificação; Área de contexto; Área de conteúdo e estrutura; Área de condições de acesso e utilização; Área de documentação associada e Área de notas.
Com relação aos níveis relacionados, herança e não duplicação da informação, cabe destacar que item descrito é considerado como um todo, representando-se numa única descrição, obtida a partir da soma de todas as unidades de descrição obtidas hierarquicamente.
Considerando esses princípios, o sistema permite descrever desde item até a particularidade, descrevendo as peças documentais com todo o detalhe necessário à medida que descrevem-se os níveis intermediários da hierarquia: sub-itens, seções, séries, etc, até os níveis inferiores: agrupamentos documentais, expedientes e documentos.
Este módulo permite ainda a elaboração de instrumentos de descrição: guias, catálogos, inventários, indices topográficos de assinaturas, etc.
Consulta e acesso:
Compreende todas as interfaces necessárias para a apresentação dos ítens documentais contidos num arquivo.
A consulta e acesso aos ítens através dos quadros de classificação, a navegação hierárquica e as buscas documentais permitem acessar de forma ágil e eficaz o arquivo, não somente para o arquivista mas também com ao usuário externo, que pode acessar a informação do arquivo mediante o OPAC, buscando livremente a informação que deseja.
Conta também com um sistema de perfis de acesso à informação que determina, em última análise, quais informações poderão ser acessadas livremente pelos usuários externos e pelo próprio pessoal.
Sistema para gestão de usuários, consultas e empréstimos.
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